Offertes, vaak het vijfde wiel aan de wagen

Foto Art. HM 12922736-five-wheels
Er gaat vaak heel wat mis in het offertecircuit. Vooral bij de voorbereiding, de behandeling, maar zeker bij de opvolging. Verkopers missen daardoor veel kansen, waardoor het scoringspercentage dramatisch laag is.  

Een offerte kost veel geld en tijd.  Het is daarom van groot belang dat er heel serieus wordt omgegaan met deze materie. De resultaten kunnen duidelijk omhoog. Een goede voorbereiding en analyse is het halve werk. ‘Stuurt u ons maar een offerte’. Met deze vaak loze kreet gaan dagelijks duizenden verkopers aan de slag en denken daarbij weer een nieuwe klant of order te kunnen binnenhalen.

Maar helaas, hoe vaak komt men niet bedrogen uit? Veel kostbare tijd wordt verspild aan dit soort verzoeken van relaties en potentiële klanten, zonder dat er ook maar een redelijke kans van slagen is.

Sterker, vaak is de klant helemaal niet geïnteresseerd om een order te plaatsen, maar wordt de offerte gebruikt (lees – misbruikt) om van de vasthoudende verkoper af te komen. Of het is bedoeld om tarieven uit te spelen tegenover de concurrent. En omdat in de praktijk is gebleken dat de behandeling en vooral de opvolging van offertes zwaar te wensen overlaat, is de kans ook bijzonder groot dat werkelijk serieus bedoelde offertes aan de neus van de leverancier voorbijgaan. Een gedegen en adequate opvolging is daarom van essentieel belang.

Bovendien wordt nogal eens gebruik gemaakt van standaardoffertes. Iedere klant is uniek. Een echte offerte is daarom een persoonlijke bevestiging van een goed en structureel verlopen verkoopgesprek dat aan de offerte is voorafgegaan. Een beknopt rapport van de wensen van de klant met daaraan gekoppeld de geboden oplossing door middel van product of dienstverlening.

Goede offertes kenmerken zich doordat ze alle besproken informatie die de klant op basis van zijn of haar wensen en behoeften heeft gegeven. De klant dient zich in de offerte te herkennen.

Onderzoek heeft uitgewezen dat maar liefst zeventig procent van uitgebrachte offertes hun doel volledig voorbij schieten. Vaak is dit het gevolg van slecht gekozen taalgebruik of juist onnodig veel informatie.

Als de offerte is uitgebracht dan hoopt men op een order of opdracht. Ruim dertig procent van de offertes wordt afgewezen omdat de voorbereiding niet optimaal is geweest en de informatie, de stijl en inhoud niet aansluiten bij de verwachtingen van de klant. Informatie en voorbereiding zijn de essentiële voorwaarden voor een klant op direct succes en een hoger scoringspercentage. Daarbij hoort een stijl en inhoud van deze tijd die klantgericht is. Oubollige teksten, algemene clichés, hoogdravende taal moeten worden vermeden. Voor zinnen als: ‘Met de meeste hoogachting’ en ‘Vertrouwende u hiermede geheel vrijblijvend van dienst te zijn geweest’, geldt maar één advies: onmiddellijk naar de prullenbak!

Neem de moeite om binnen uw organisatie eens kritisch te kijken naar de voorbereiding, stijl en structuur, maar vooral naar de opvolging van de uitgebrachte offertes. Bepaal het scoringspercentage van dit moment. Gegarandeerd dat dit beter kan. U zult verbaasd zijn over wat de toekomst u – met een betere offertewerkwijze – zal brengen.

Herman Meijer
Herman Meijer